Nauwkeurige calculatie in de bouw

Zorgvuldige calculatie in de bouw? Het start bij meten is weten

Goed en nauwkeurig inzicht in alle kosten is cruciaal voor grote vastgoedprojecten. Deze projecten zijn immers gekoppeld aan strakke deadlines, strikte budgetten en de investeerders van het project rekenen op een vlotte terugbetaling. Ook al is het niet makkelijk om de kosten van zo’n grootschalig project tot in detail te berekenen, je loopt een groot risico als je geen nauwkeurige calculatie in de bouw opstelt. De kans is dan groot dat je over budget gaat, de bouw vertraging oploopt en je een betalingsachterstand krijgt bij je investeerders.

Zo ver wil je het natuurlijk niet laten komen! Daarom zetten wij in deze blog 5 veelgemaakte calculatie-valkuilen op een rij en vertellen we hoe je ze in de toekomst vermijdt. Komen ze jou bekend voor?

1.     Haast en spoed…

Overhaaste conclusies zijn bijna altijd het gevolg van een hoge werkdruk. We kennen het maar al te goed. Een deadline die opeens wel heel dichtbij komt, van die dagen waarin je alleen maar in meetings lijkt te zitten en stakeholders die allemaal hun eigen verwachtingen en eisen bij je neerleggen. Je raakt overweldigd en het gevaar is dat je nu overhaast te werk gaat. En daar schuilt het gevaar, het is een groot risico om je calculatie van de bouw te baseren op overhaaste conclusies. Een kleine misrekening of foute aanname aan het begin van het project, komt ongetwijfeld weer bovendrijven in een latere fase. En dan is het ‘alle hens aan dek’ om het weer recht te trekken. Het opsporen van die foutjes – en het corrigeren ervan – kost je uiteindelijk meer tijd dan in de beginfase tijd reserveren voor een extra controle van de calculatie.

2.    Vertrouwen op aannames

Wanneer een calculatie in de bouw baseert op keiharde feiten, kom je een hoop verder dan wanneer je ze baseert op aannames of je buikgevoel. Ja, misschien ben je een stuk sneller klaar met je calculatie, maar een stevig fundament voor een succesvol project is het natuurlijk niet. Er zijn betere manieren om tijd te besparen. Zo kan je bijvoorbeeld je calculatieproces eenvoudiger maken door stuklijsten of meetstaten van vergelijkbare projecten te gebruiken als basis voor jouw berekeningen. Dit vermindert giswerk in je berekeningen en verhoogt de nauwkeurigheid van je prognose.

Lees meer: Beslissen op basis van feiten

3.    Het was eerder ook zo

Hoewel het goed is om het verleden te gebruiken als referentie (lees punt twee), is het belangrijk om altijd kritisch te blijven. Elk project is uniek en heeft eigen uitdagingen en kansen. Volg daarom trends en marktveranderingen op de voet, die hebben immers een invloed op je berekeningen. Het helpt ook om een calculatie in de bouw op te delen in afzonderlijke delen en uit te laten voeren door mensen met de juiste expertise en vaardigheden. Vanuit hun expertise zijn ze op de hoogte van wat er speelt in de markt, wat jouw berekeningen alleen maar nauwkeuriger maken. Deel je calculatie dus op in fases, scheid materiaal van arbeid, koppel leverancierscatalogi voor directe prijsbepalingen en breng daarna weer alles samen om een complete offerte of aanbesteding te maken.

4.   ‘t zal wel goed zijn…

Projecten worden complexer waardoor calculaties maken arbeidsintensief is. Maar het is wel de basis van het bouwproject. Heb je geen sterke fundering, dan stort je hele project als een kaartenhuis in elkaar. Hierdoor komt het rendement van jouw project behoorlijk on de druk te staan. Het is noodzakelijk voor een goede projectbewaking om in je calculatie aandacht te besteden aan de details en altijd te controleren of je niks over het hoofd hebt gezien. Heb je inderdaad iets gemist? Pas dan alles aan voor je de calculatie indient en denk niet ‘dat komt wel goed’. Check, check én dubbelcheck dus!

5.   Het is maar een schatting, inkoop trekt het wel recht

Calculatie van het bouwproject is één van de eerste stappen én meteen ook de belangrijkste indicator om te bepalen of je het verwachte rendement gaat halen. Als je niet weet hoeveel het kost om een bouwproject op te leveren, dan bescherm je het bedrijf onvoldoende tegen vertragingen en budgetoverschrijdingen. Als inkopers bijvoorbeeld merken dat jouw materialen in werkelijkheid een stuk duurder zijn dan ingeschat, dan is er weinig wat zij nog kunnen doen om dat recht te trekken. Bespaar je inkopers en werkvoorbereiders dus een hoop onderhandelingswerk achteraf om de prijzen te drukken en zorg voor een realistische calculatie, gebaseerd op actuele prijzen.

Hoe vermijd je deze valkuilen?

Werken met een onnauwkeurige calculatie is in de bouw een groot risico, maar het goede nieuws is dat je hier wel invloed op hebt. Het begint met goed timemanagement. Zorg voor duidelijke prioriteiten. Door prioriteiten te stellen weet je precies welke taken je eerst moet aanpakken. Zo voorkom je situaties waarin calculatoren in tijdsnood komen en dus in deze valkuilen trappen. Stel een calculatieproces op, gebaseerd op de rijke ervaring van de experten in je bedrijf. Je hoeft het wiel echt niet iedere keer opnieuw uit te vinden! Maak ook handig gebruik van stuklijsten of meetstaten uit soortgelijke projecten en gebruik ze als leidraad voor een nieuw project. Door bijvoorbeeld in je ERP-lijsten op te nemen van goedgekeurde leveranciers, weet je zeker dat jouw calculatoren werken met de juiste prijzen.

Nauwkeurige calculatie in één totaaloplossing voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven

Software biedt je sowieso een helpende hand bij het maken van calculaties. Door één totaaloplossing voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven te gebruiken, zorg je er namelijk voor dat alle informatie rondom de verschillende fases van een project uit één systeem komen. Nadat de calculatie is opgesteld, kan het inkoopteam vanuit hetzelfde systeem de materialen bestellen aan de hand van de calculatie. Gebruik jij een apart systeem voor jouw calculatie? Verdiep je dan in de voordelen van een geïntegreerde totaaloplossing in de cloud die calculatie, inkoop, projectbewaking en financiën met elkaar verbindt. Want alleen zo heb je echt altijd en overal real-time inzicht in het volledige proces, één versie van de waarheid en zorg je voor een nauwkeurige calculatie in de bouw.

Meer weten? Lees de whitepaper over “5 financiële risico’s die een uitdaging zijn voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven”.