Documentmanagement voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven: Be-Sync Informatie Portaal

Bedrijven verzamelen heel wat documenten rondom projecten en servicelocaties. Hierbij is het belangrijk dat collega’s, partners en onderaannemers snel de juiste documenten weten te vinden. Dat is niet altijd eenvoudig, want documenten zitten in 4PS Construct of verspreid over diverse mappen in Microsoft SharePoint Online. Goed document management software voor de bouw en projectgeoriënteerde bedrijven maakt het een stuk eenvoudiger. Met het Be-Sync Informatie Portaal (BIP) breng je alle relevante documenten samen in een project- of servicelocatie website. Veilig, snel, altijd up-to-date en 100% papierloos!

DOWNLOAD BROCHURE
  1. 4PS België
  2. Document management software - Be-Sync Informatie Portaal (BIP)

Altijd de juiste documenten bij de hand

In de bouw, GWW/infra en installatie is geen dag hetzelfde en dit heeft ook invloed op je documenten. Projectplanningen worden bijgewerkt, tekeningen veranderen en processen worden geoptimaliseerd. Het is daarom belangrijk dat medewerkers altijd toegang hebben tot de meest actuele versie van documenten via een document management software voor de bouw, infra en installatie. Zo voorkom je dat collega’s met verouderde informatie aan de slag gaan. Meer weten? Deze animatievideo vertelt je meer!

Projectinformatie delen binnen het bedrijf

  • Naadloze integratie met 4PS Construct

    BIP integreert documenten rondom in 4PS Construct aangemaakte projecten of servicelocaties op gestructureerde wijze in één centrale omgeving in SharePoint Online. Zo heeft u één centrale locatie waar alle project- en service-informatie te vinden is.

  • Grip en controle op projecten en service

    Leg in een template een eenduidige project of servicelocatie documentenstructuur vast. Deze templates vormen de basis van je SharePoint Online omgevingen. Het BIP werkt met subsites (‘hoofdmappen’ of ‘projectfases’) en met bibliotheken (‘bestandsmappen’).

  • Flexibele en eenvoudige inrichting

    Maak in enkele muisklikken een SharePoint Online omgeving op voor je projecten of servicelocaties op basis van zelf gedefinieerde templates. Gebruikersrollen, beveiligingen en toegangsrechten tot uw documenten leg je vast in deze templates.

Efficiënter informatie uitwisselen met partners en onderaannemers

In de bouw, GWW/infra en installatie wissel je continu informatie uit met collega’s, onderaannemers en partners. Maar hoe geef je iedereen veilige inzage in je 4PS Construct documenten? Hoe weet je zeker dat iedereen de meest actuele bouwtekening bij de hand heeft? Door gebruik te maken van document management software ontworpen voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven. Met BIP maak je eenvoudig en snel op basis van voorgedefinieerde templates project- of servicelocatie websites aan. Jij bepaalt wie toegang krijgt tot welke documenten en houdt zo grip op de projecten en servicelocaties.

Deel informatie rondom projecten en servicelocaties ook met partners

  • Eenvoudig toevoegen van ketenpartners aan je projecten of servicelocaties

    Geef alle partners via BIP eenvoudig toegang tot je project- of sevicelocatie omgeving in SharePoint Online. Beveiligingen en toegangsrechten leg je vast in de zelf gedefinieerde templates.

  • Houd grip op je data

    Je definieert in BIP welke documentbibliotheken ketenpartners mogen inkijken, bewerken of aanvullen. Zo bewaar je de controle over al je documenten en ketenpartners krijgen alleen informatie te zien die voor hen belangrijk is.

  • Centrale locatie zorgt voor één waarheid

    Documenten aangemaakt in 4PS Construct zijn dankzij BIP onmiddellijk zichtbaar in de Microsoft SharePoint Online site. Voegt een ketenpartner een nieuwe bouwtekening toe in de projectsite? Dan zie je die meteen bij dit project in 4PS Construct. Je hebt één versie van de waarheid, niemand hoeft nog met verouderde informatie te werken.

Hoe werkt het Be-Sync Informatie Portaal?

Het BIP is document management software speciaal ontworpen voor de bouw en andere projectgeoriënteerde bedrijven. Waarschijnlijk heb je al Microsoft 365 in huis en gebruik je naast de bekende Office applicaties ook Microsoft SharePoint Online voor het bewaren, beveiligen en delen van documenten. Het Be-Sync Informatie Portaal maakt handig gebruik van de uitgebreide functionaliteiten van het Microsoft SharePoint Online platform. Op basis van vooraf gedefinieerde templates zet je in slechts een paar muisklikken een volledige project- of servicelocatie SharePoint omgeving online waar je alle documenten samenbrengt. Jij bepaalt wie toegang krijgt tot deze omgeving, welke informatie ze mogen inzien en bewerken. Zo faciliteer je snel en veilig samenwerken met collega’s, onderaannemers en andere partners! Investeren in aparte document management software of nadenken over integraties met je ERP 4PS Construct is verleden tijd met het BIP!

visual werking BIP documentmanagement bouwnijverheidJe brengt documenten uit 4PS Construct en onder andere Office 365 en CAD-software samen te brengen in één project- of servicelocatie omgeving binnen SharePoint Online. Zo deel je snel en eenvoudig informatie met collega’s en partners. Alle stakeholders hebben vanaf elk device altijd real-time inzicht in de juiste informatie.  Zo heb je altijd één versie van de waarheid. Dat werkt een stuk efficiënter en voorkomt fouten door onjuiste of verouderde informatie. Ben jij klaar eenvoudiger en slimmer document management? Tijd voor BIP!

Meer weten?

Faciliteer efficiënt documenten delen met ketenpartners met geïntegreerd documentmanagement – download de brochure hier!

DOWNLOAD BROCHURE

Ook interessant voor jou

Projectmanagement

Het resultaat van projecten mag voor projectmanagers geen verrassing zijn. Volg, controleer en analyseer belangrijke projectinformatie met onze oplossingen voor projectmanagement.

Lees meer

HOMECTRL

Haal het maximale uit projecten: laat alle aspecten van het kopersbegeleiding proces samenkomen op 1 online platform.

Lees meer

Documentenbeheer

Eenvoudig opslaan, ophalen, bijwerken en delen van belangrijke documenten. Helemaal papierloos.

Lees meer

Be-Sync is al 15 jaar actief in de bouwbranche met het ontwikkelen en implementeren van specifieke ICT-oplossingen rondom het Microsoft SharePoint Online platform voor het beheer van documenten, toegankelijk maken van projectinformatie en het automatiseren van formulieren- en werkstromen. Be-Sync helpt bedrijven bij het optimaal benutten van alle mogelijkheden van Microsoft 365, het inrichten van de governance  rondom Microsoft Teams, Planner en OneNote en het inrichten van bedrijfsbreed Intranet op basis van SharePoint Online met specifieke afdelingssites en afdelingsdocumentsites. Be-Sync helpt 4PS klanten ook bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen via klantspecifieke apps op het Microsoft Power platform (Power Apps en Power Automate).  Op 1 mei 2020 nam 4PS een strategisch belang in de activiteiten van Be-Sync. Door deze krachtige organisaties samen te voegen kunnen alle aangeboden Microsoftproducten, -diensten en platforms worden bediend waarbij de klant maar één aanspreekpunt heeft.

Business Software 4PS Construct

4PS Construct is innovatieve business software speciaal voor de bouwnijverheid. Een volledige cloud service gebaseerd op het meest gebruiksvriendelijke en moderne platform van dit moment: Microsoft Dynamics 365 Business Central.

4PS Construct is een totaaloplossing. Het ondersteunt uw bedrijfsprocessen in de voorbereiding, uitvoering én nazorg. Met elke nieuwe release profiteert u automatisch mee van de nieuwste technologie en best practices uit de branche.

Lees meer informatie over 4PS Construct

Gebaseerd op Microsoft Dynamics 365

Ons partnerschap met Microsoft is belangrijk. We zijn onafscheidelijk, maar wel uniek. Ons ERP-systeem 4PS Construct is gebaseerd op het betrouwbare en toekomstbestendige platform Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wat door miljoenen mensen over de hele wereld wordt gebruikt.

Als Gold Partner van Microsoft hebben we op het platform Business Central specifiek voor uw branche software ontworpen: de bouw, GWW en installatie. Dankzij onze integratie met Dynamics 365 én Microsoft als organisatie, bieden we u de beste software ondersteuning. Tijdens, maar ook na de implementatie.

Andere 4PS Construct oplossingen voor jou

Alle oplossingen

Vragen? Mathieu helpt je graag!

Mathieu De Glas

Managing Director